Assistenz Betriebliches Gesundheitsmanagement (m/w/d)

Assistenz Betriebliches Gesundheitsmanagement (m/w/d)

Wir suchen Sie für die Abteilung Betriebliches Gesundheitsmanagement des Haupt- und Personalamts der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Wir sind Stuttgart von Beruf – und die Gesundheit unserer Mitarbeitenden ist unser wichtigster Antrieb. Die Fachabteilung Betriebliches Gesundheits­management umfasst die drei Sachgebiete Betriebliches Eingliederungs­management, Betriebliche Sozialberatung und Betriebliche Gesund­heits­förderung. Wir fördern die Gesundheit, Arbeitsfähigkeit sowie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und gestalten gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen.

• Sie übernehmen koordinierende und organisatorische Aufgaben für die Abteilungsleitung sowie die drei Sachgebiete, dabei priorisieren Sie Termine und Aufgaben eigenständig und planen voraus­schauend die dazugehörigen Abläufe
• Als eine/-r der Schriftgutbeauftragten und Key-User/-innen der Sachakte sind Sie für das Doku­men­ten­management zuständig
• Als erste Ansprechperson vor Ort und am Telefon sind Sie Anlaufstelle für das gesamte Team, für andere Abteilungen sowie externe Partner/-innen und beantworten Anfragen eigen­verantwortlich, service­orientiert und abschließend
• Die eigenverantwortliche Koordination von Beratungsanfragen für die Sozialberatung während der Servicezeiten gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
• Sie unterstützen tatkräftig das Veranstaltungsmanagement von zentralen Gesundheitsaktionen und ‑veranstaltungen, durch die eigenständige und regelmäßige Pflege aller Kommunikations­kanäle, wie z. B. Intranet und die Mitarbeitenden-App, sowie durch das Erstellen von Meldungen und Beiträgen unterstützen Sie außerdem bei der internen Gesundheitskommunikation
• Sie holen eigenverantwortlich Angebote ein und prüfen diese, außerdem prüfen, kontieren und dokumentieren Sie Rechnungen und erstellen Quartalsabrechnungen

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

• Eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation oder eine abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten sowie Erfahrungen im Umgang mit Videokonferenz-Software wie Webex oder Zoom für digitale Formate
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
• Freude an ausgeprägter Service­orientierung, Teamarbeit und intensiver Vernetzung in alle Bereiche der Stadtverwaltung
• Mehrjährige Berufserfahrung und Erfahrungen mit Strukturen der Stadtverwaltung sowie Kenntnisse über Verwaltungsabläufe sind von Vorteil
• Souveräner Umgang mit Arbeitsspitzen, auch in stressigen Situationen, Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, eigen­verantwortliches und vorausschauendes Arbeiten und Flexibilität

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 7 TVöD.

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