Assistenz der Programmbereichsleitung (w/m/d)
Ihre Aufgaben bei uns
- Sie unterstützen die Programmbereichsleitung und die Redakteur:innen bei allen organisatorischen Tätigkeiten.
- Sie begleiten den Produktionsprozess, z. B. in der Bestellung und Verwaltung von Bildern und Copyrightanfragen sowie bei der Pflege der Produkt- und Titelstammdaten.
- Sie wirken bei der Abwicklung des Einreich- und Gutachtenverfahrens sowie bei der Nachdruckverwaltung mit.
- Sie unterstützen bei Organisation und Nachbereitung von Tagungen, Sitzungen, Reisen und Ausflügen.
- Sie bereiten das Onboarding neuer Mitarbeitenden vor.
- Sie fungieren als Schnittstelle für die Zeiterfassung sowie als zentrale Ansprechperson für die Raumbuchungen.
- Sie koordinieren Termine, Austauschformate und übergreifende referatsbezogene Themen (z. B. Umzüge).
Das sind Sie und Ihre Fähigkeiten
- Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung in der Assistenz mit.
- Sie können sehr gute MS-Office Kenntnisse vorweisen, idealerweise haben Sie bereits mit Bilddatenbanksystemen gearbeitet.
- Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie haben ein verbindliches und freundliches Auftreten und agieren jederzeit souverän, sicher und diskret.
- Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und behalten auch in stressigen Situationen stets den Überblick.
- Sie haben Freude im Umgang mit verschiedenen Persönlichkeiten.
- Sie arbeiten selbständig, strukturiert und initiativ.
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