Office Manager/ Executive Assistant (m/w/d) in Stuttgart gesucht!

Im Auftrag unseres Kunden suchen wir einen souveränen Office Manager / Executive Assistant (m/w/d). Sie halten der Geschäftsführung den Rücken frei und leiten das Stuttgarter Büro mit Weitblick. Start: ab sofort!

Aufgaben

• Sie verantworten die gesamte Büroorganisation und halten den täglichen Betriebprofessionell am Laufen

• Sie sind zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister, Lieferanten und externe Partner

• Sie koordinieren Verbrauchsmaterialien, Büroausstattung und sämtliche Office-Services mit Weitblick und Struktur

• Sie organisieren und koordinieren Geschäftsreisen auf CxO-Ebene (Flüge, Hotels, Transfers etc.)

• Sie steuern Kalender, Termine und Prioritäten souverän und mit hoher Verlässlichkeit

• Sie koordinieren Abstimmungen mit internen und externen Stakeholdern professionell und serviceorientiert

• Sie halten der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken frei und sorgen für Struktur im Tagesgeschäft

• Sie übernehmen eigenständig administrative und organisatorische Sondertheme

Qualifikation

• Mehrjährige Praxis in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Bereich Officemanagement oder der Management-Assistenz.

• Die Fähigkeit, vielschichtige Aufgaben parallel zu koordinieren, ohne dabei die Struktur oder Ihre Herzlichkeit aus den Augen zu verlieren.

• Ein ausgeprägtes Service-Verständnis – Sie verstehen sich als professioneller Gastgeber und verlässlicher Fixpunkt für das gesamte Team.

• Verbindlichkeit, Professionalität und eine empathische, ruhige Ausstrahlung zeichnen Sie aus.

• Auch in turbulenten Zeiten agieren Sie besonnen, strukturiert und stets freundlich.

• Sie arbeiten vollkommen autark, packen anstehende Themen proaktiv an und übernehmen gerne Verantwortung.

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• IT-Skills: Routinierter und sicherer Umgang mit modernen Kollaborations-Tools (z. B. MS Office/Outlook/Teams oder Google Workspace).

Benefits

• 30 Tage Jahresurlaub

• Gleitzeiten

• Weihnachtsgeld

• Zuschuss zur Kantine

• Kostenfreie Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios

• JobRad- Leasing

• Zuschuss zum ÖPNV Ticket

• Sehr moderne Büroeinrichtung

• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

• Flache Hirachien, ein herzliches und motiviertes Team!

Sie haben Rückfragen zur Stelle? Dann melden Sie sich gerne bei Frau Soukaina Latrach unter 0221-94899202