Office Manager*in (all genders)

Deine Aufgaben

Du bist ein Organisationstalent, hast Lust auf abwechslungsreiche Aufgaben und sorgst gerne dafür, dass im Büro alles rundläuft und das mit guter Laune? Dann bist du bei uns genau richtig. Als Office Manager*in bist du das Herzstück unseres Büroalltags: Du hältst den Laden zusammen, bist Ansprechperson für das ganze Team und sorgst dafür, dass sich bei uns alle wohlfühlen. Komm mit an Bord und werde Teil der Banauten-Crew.

Das bedeutet konkret:

• Office-Organisation: Du kümmerst dich um Bestellungen, Post, Empfang sowie um Ordnung und Ausstattung im Büro – damit alle das finden und haben, was sie brauchen.
• Terminkoordination & Reiseplanung: Du koordinierst Termine, planst Geschäftsreisen und behältst auch bei vollen Kalendern den Überblick.
• Unterstützung im Accounting: Du unterstützt unser Accounting im Tagesgeschäft, z. B. bei der Rechnungsprüfung, Belegaufbereitung und weiteren laufenden Themen.
• Unterstützung im HR: Du hilfst dem HR-Team bei organisatorischen Aufgaben rund um unsere Mitarbeitenden.
• Onboarding: Du sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen einen richtig guten Start bei uns haben – von Equipment über Zugänge bis zum Welcome-Päckchen.
• Events & Team-Kultur: Du organisierst interne Events, unsere Team-Workation und die Banauten & Friends Reihe. Also genau die Dinge, die unser Team zu einem Team machen.
• Dienstleister-Management: Du bist Ansprechperson für Reinigung, Vermieter, IT-Lieferanten und alle anderen, die zu unserem Büroalltag gehören.
• Support für die Geschäftsführung: Du unterstützt unsere GF bei Meetings, Präsentationen, Recherchen und im operativen Tagesgeschäft.
• Feel-Good-Management: Du hast ein offenes Ohr fürs Team, sorgst für gute Stimmung und machst unser Büro zu einem Ort, an dem man gerne ist.

Dein Profil

• Erfahrung: Am liebsten 2–4 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Office Management, in der Assistenz oder im Backoffice – optimalerweise im Agenturumfeld. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) ist ein Plus.
• Organisationstalent: Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen, und priorisierst souverän.
• Hands-on-Mentalität: Du packst an, denkst mit und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist.
• Tools: Sicherer Umgang mit Google Workspace und/oder MS Office.
• Kommunikation: Du gehst offen auf Menschen zu und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch. Englischkenntnisse sind ein Pluspunkt, aber kein Muss.
• Soft Skills: Sorgfältig, zuverlässig, diskret und mit einer guten Portion Humor.

Wir bieten

• Herausforderung : Wir halten nichts von Floskeln wie „immer frisches Obst" oder „flache Hierarchien". Wir versuchen auch nicht, eine künstlich edgy Agenturkultur zu inszenieren, um schlechte Arbeitsbedingungen zu kaschieren. Wir glauben, dass Agenturarbeit auch anders funktionieren kann. Bei uns gilt für Kunden und das Team die "No asshole policy". Wir arbeiten für internationale Konzerne, traditionsreichen Mittelstand und junge Start-ups. An spannenden Projekten mangelt es nicht.
• Flexibilität : Du arbeitest mit Arbeitszeitkonto und Überstundenausgleich. Freizeit oder Auszahlung entscheidest du.
• Vor Ort : Diese Stelle lebt vom direkten Kontakt mit dem Team und vom Büroalltag. Deshalb arbeitest du bei uns vor Ort in unserem Büro in Stuttgart-Mitte.
• Kultur : Digitaler Spirit statt angestaubter Firmenkultur. Wir setzen auf langfristige Zusammenarbeit und einen sicheren Arbeitsplatz. Außerdem erwartet dich ein abwechslungsreicher Aufgabenmix mit viel Gestaltungsspielraum. Du kannst eigene Ideen einbringen und Prozesse mitgestalten.
• Benefits :
  • Deutschlandticket für nachhaltige Mobilität
  • Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Persönliches Fortbildungsbudget
  • Regelmäßige Events im Rahmen unserer Banauten & Friends Reihe
  • Jährliche Team-Workation (z. B. auf einem Anwesen in Italien)
  • Mental Health: Mit OpenUp bekommst du professionelle Unterstützung für deine mentale Gesundheit – jederzeit & vertraulich.
  • Und ja: Obst und kalte Drinks gibt es auch.

So bewirbst du dich

Neben deinem Lebenslauf und deinen Arbeitszeugnissen wünschen wir uns vor allem, etwas mehr über dich zu erfahren. Was reizt dich an der Stelle? Was sollten wir über dich wissen, was nicht im Lebenslauf steht? Und was ist dir wichtig für deinen Start bei uns?

Über uns

Banauten wer?

Banauten? Ja, unser Name ist eine einzigartige Wortkombination aus Banane und Astronaut. Jetzt aber zu den wirklich wichtigen Dingen!

Als Digitalagentur aus Stuttgart bieten wir Strategie, Konzeption, Kreation und Entwicklung aus einer Hand. Unser Fokus liegt auf authentischer Social-First-Kommunikation und digitalen Lösungen – und dabei denken wir Influencer- und Performance-Marketing stets mit. Wir helfen dabei, Zielgruppen mit ganzheitlichem, andersartigem Content genau dort zu erreichen, wo sie sich aufhält. Wir führen Marken in der digitalen Welt, wir bauen neue Geschäftsmodelle, wir analysieren Trends und kreieren Social Media Inhalte und sorgen dafür, dass man sich an sie erinnert. Dabei sind wir ehrlich, mutig und haben immer einen starken Entdeckergeist.

Wir sind digital Natives. Manche von uns im Internet geboren, die meisten darin aufgewachsen. Wir wissen, lieben und leben was wir tun. Es gibt fast nichts, das wir nicht tun können - außer Print.