Assistenz im technischen Bestandsmanagement (m/w/d)

Die Dinkelacker AG ist ein erfolgreiches, börsennotiertes Immobilienunternehmen mit Sitz in zentraler Lage in Stuttgart. Wir investieren, entwickeln und verwalten ein hochwertiges eigenes Immobilienportfolio in den Assetklassen Büro, Handel, Gastronomie und Wohnen. Unser Anspruch ist eine wirtschaftlich erfolgreiche und verantwortungsvolle Weiterentwicklung unseres Bestands auf Basis fundierter Analysen, nachhaltiger Investitionen und professioneller Bewirtschaftung. Dabei arbeiten unsere kaufmännischen und technischen Teams eng zusammen, um den langfristigen Wert unserer Immobilien zu sichern und weiterzuentwickeln.

Assistenz im technischen Bestandsmanagement (m/w/d)

Ihre Rolle

In dieser Position unterstützen Sie unsere Bauabteilung als Assistenz im technischen Bestandsmanage­ment (m/w/d) und übernehmen eine zentrale organisatorische Funktion im Tagesgeschäft. Sie koordinieren kleinere Reparatur- und Serviceaufträge, stimmen sich mit Handwerksbetrieben und Dienstleistern ab und be­halten laufende Vorgänge zuverlässig im Blick. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Bearbeitung tech­ni­scher Rechnungen, betreuen Wartungsverträge organisatorisch und wirken bei der Dokumentation so­wie Pfle­ge technischer Objektinformationen mit. Als Schnittstelle zwischen Bautechnikern, Mietern, Dienst­leistern und externen Stellen tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Instandhaltungsmaßnahmen effizient gesteuert und unser Immobilienbestand professionell betreut wird.

Ihre Aufgaben:

• Koordination von Kleinaufträgen: Erfassung, Anlage und Nachverfolgung kleiner Reparatur- und Serviceaufträge im technischen Bestandsmanagement
• Dienstleistersteuerung: Weiterleitung und Abstimmung von Aufträgen mit Handwerksbetrieben und Servicepartnern sowie Terminorganisation.
• Rechnungsbearbeitung: Prüfung, Zuordnung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen zur Freigabe sowie eigenständige Freigabe kleinerer Aufträge im Rahmen definierter Zuständigkeiten.
• Betreuung von Wartungsverträgen: Pflege, Terminüberwachung und organisatorische Begleitung bestehender Wartungs- und Prüfverträge.
• Unterstützung bei Versicherungsfällen: Mitwirkung bei Schadensmeldungen, Dokumentation von Schäden sowie Abstimmung mit Versicherungen.
• Daten- und Dokumentationspflege: Aktualisierung technischer Objektinformationen sowie Pflege der digitalen Dokumentation und FCM-Daten.
• Behördliche Vorgänge und Prüfungen: Unterstützung bei behördlichen Themen, Organisation wiederkehrender Prüfungen und Abstimmung mit externen Stellen (z. B. Schornsteinfeger).
• Schnittstelle für technische Anliegen: Entgegennahme und Koordination von technischen Meldungen aus der Zentrale sowie von Mietern (z. B. Schadensmeldungen und Kleinreparaturen).

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrung in einer organisatorischen oder administrativen Tätigkeit
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent
• Sicherer Umgang mit MS Office und Offenheit für digitale Systeme
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Mietern, Dienstleistern und Kollegen
• Teamfähigkeit sowie Freude an abwechslungsreichen organisatorischen Aufgaben
• Interesse an technischen Themen rund um Gebäude und Instandhaltung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Wir bieten:

• Unbefristete Festanstellung in einem erfolgreichen, börsennotierten Immobilienunternehmen
• Modern ausgestattete Arbeitsplätze in zentraler 1A-Citylage in Stuttgart inkl. Parkmöglichkeiten
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgratifikation
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Betriebliche Altersvorsorge, JobTicket, JobRad und weitere Zusatzleistungen
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kollegialem Teamspirit