Verwaltungsmitarbeiter Empfang & Administration (w/m/div.)

Unternehmensbeschreibung

Die Service- und Betriebsgesellschaft Heidehof mbH (SBH), eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Robert Bosch GmbH, ist zuständig für das Betreiben der Liegenschaft in der Heidehofstraße in Stuttgart Ost. Zur Liegenschaft gehören das Robert Bosch Haus (RBH), das Bosch Haus Heidehof (BHH) und das Institut für Geschichte der Medizin (IGM). Das Aufgabengebiet der SBH beinhaltet sowohl die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen als auch den Technischen Betrieb und die Kaufmännische Verwaltung.

Die Service- und Betriebsgesellschaft Heidehof mbH freut sich auf deine Bewerbung!

Stellenbeschreibung

Du bist das Gesicht unseres Unternehmens, die erste Stimme am Telefon und der Dreh- und Angelpunkt, der unseren Standort am Laufen hält. Suchst du eine Rolle, in der du nicht nur organisierst und koordinierst, sondern maßgeblich den ersten Eindruck prägst und für reibungslose Abläufe sorgst? Dann gestalte mit uns eine Willkommenskultur, die begeistert, und werde zur unverzichtbaren Stütze unseres Teams.

• In dieser Position empfängst du unsere Gäste, Besucher:innen und Veranstaltungsteilnehmer:innen mit Herzlichkeit und Professionalität, öffnest die Eingangstür und stehst als erste Ansprechperson für alle Anliegen bereit.
• Die Telefonzentrale bedienst du souverän, koordinierst eingehende Anfragen und agierst als zentrale Schnittstelle zwischen internen Kolleg:innen, Besucher:innen und externen Dienstleistern.
• Mit deinem Organisationstalent planst und koordinierst du Raumbuchungen, übernimmst die gesamte Organisation von Veranstaltungen und stimmst Catering-Leistungen mit externen Partnern ab.
• Du erfasst, pflegst und fakturierst Veranstaltungs- und Dienstleistungsdaten präzise, unterstützt den Standort administrativ in einem vielseitigen Aufgabenfeld und sorgst für eine lückenlose Dokumentation.
• Aktiv unterstützt du unsere Buchhaltung im Tagesgeschäft, vertrittst Kolleg:innen in der Kreditorenbuchhaltung, prüfst und erfasst Eingangsrechnungen und hilfst bei der Vorbereitung von Zahlungsfreigaben sowie der Klärung von Rechnungsdifferenzen.
• Nicht zuletzt gehört die Erfassung abrechnungsrelevanter Daten in unserem SAP-System ebenfalls zu deinen Aufgaben, wodurch du maßgeblich zu reibungslosen kaufmännischen Abläufen beiträgst.

Qualifikationen

• Ausbildung: abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen und Know-how: mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs-, Frontdesk- oder Servicebereich, idealerweise kombiniert mit administrativen Aufgaben; erste Berührungspunkte mit Buchhaltung oder Rechnungsprüfung; Grundverständnis für buchhalterische Abläufe und Prozesse; Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren ERP Systemen, insbesondere bei der Datenerfassung; sicherer Umgang mit MS Office-Programmen
• Persönlichkeit und Arbeitsweise: du stellst die Bedürfnisse unserer Besucher:innen und Kolleg:innen stets in den Mittelpunkt, repräsentierst unser Unternehmen mit deinem freundlichen und souveränen Auftreten, arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert sowie zuverlässig und bringst dein ausgeprägtes Organisationsgeschick, deine Flexibilität und Teamfähigkeit erfolgreich ein, wobei dich ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein auszeichnet
• Sprachen: sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil

Zusätzliche Informationen

Diese Stelle ist für die Dauer von 24 Monaten befristet.
Bitte lasse uns deine Bewerbung unter Angabe deiner jährlichen Gehaltsvorstellung zukommen.

Wir bieten flexible Arbeitsmodelle: von unterschiedlichen Teilzeitmöglichkeiten über mobiles Arbeiten bis hin zum Jobsharing. Sprich uns gerne dazu an.

Vielfalt und Inklusion sind für uns keine Trends, sondern fest verankert in unserer Unternehmenskultur. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen: unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Herkunft oder sexueller Identität.

Du hast Fragen zum Bewerbungsprozess?
Recruiting Team (Personalabteilung)
+49 711 811 27525

Du hast fachliche Fragen zum Job?
Emir Juljevic (Fachabteilung)
+49 711 811 48951