Operations & Office Support Manager (m/w/d)

Stuttgart Instruments ist ein Deep-Tech-Unternehmen aus Baden-Württemberg, gegründet 2017 als Spin-off der Universität Stuttgart, mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir entwickeln ultraschnelle, durchstimmbare Infrarotlasersysteme für Anwendungen in Wissenschaft und Industrie – von Spektroskopie über Nano- und Materialforschung bis hin zu bildgebenden Verfahren.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit, die Auftragsabwicklung, Logistik, Reise- und Office-Organisation sowie den Aufbau schlanker Prozesse unterstützt.

Aufgaben

• Unterstützung der Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung
• Pflege und Nachverfolgung von Auftrags-, Liefer- und Kundendokumenten
• Organisation von Versand, Verpackung, Spedition, Zoll- und Exportunterlagen
• Reiseplanung und organisatorischer Support für Messen, Installationen und Serviceeinsätze
• Vorbereitung und Nachbereitung von Messen, Kundenbesuchen und internen Terminen
• Abstimmung mit Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service zu offenen Punkten
• Unterstützung bei Einkauf, Rechnungsprüfung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation
• Pflege von Checklisten, Vorlagen und internen Prozessstandards
• Mitwirkung beim Aufbau von Prozess- und Dokumentationsstrukturen in Richtung QMS/ISO 9001

Profil

• Kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Auftragsabwicklung, Logistik oder Operations
• Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude an Organisation, Nachverfolgung und administrativem Support
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; ERP-/CRM-Erfahrung von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfalt bei Dokumenten, Terminen, Export- und Kundendaten
• Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Interesse an High-Tech-Produkten

Unser Angebot

• Zentrale Rolle beim Aufbau professioneller Operations- und Supportstrukturen
• Breites Aufgabenfeld zwischen Office, Auftragsabwicklung, Logistik und Prozessen
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service
• Direkter Einfluss auf Lieferfähigkeit, Kundenzufriedenheit und interne Abläufe
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Moderne Arbeitsumgebung und spannende High-Tech-Anwendungen
• Faire Vergütung und langfristige Perspektive

Arbeitsort ist Stuttgart Vaihingen in sehr gut erreichbarer Lage.

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E-Mail an
[email protected]